Трансформация функции обучения в промышленном гиганте
Кейс по реинжинирингу процессов и повышению операционной эффективности
Масштаб: более 80 000 сотрудников, производственные активы за Полярным кругом, сложная логистическая сеть.
Проблематика и контекст
Компания-заказчик обладает колоссальными производственными мощностями, однако поддерживающие процессы внутри функции обучения требовали качественного обновления. Исторически функция была децентрализована: в разных филиалах задачи решались по-разному, что приводило к дублированию операций и избыточному документообороту.
Ситуация осложнялась внешними факторами: требовались радикальные меры по перестройке архитектуры процессов, чтобы сохранить объем и качество подготовки кадров.
Основные вызовы («боли»), драйверы изменений:
- Рост нагрузки в условиях ресурсных ограничений: ключевой задачей стало радикальное повышение производительности и необходимость перестроить процессы так, чтобы текущим составом выполнять больший объем задач
- Высокая доля ручного труда: значительное количество бумажных документов и рутинных операций снижали скорость работы бэк-офиса и повышали риск ошибок
- Организационная разобщенность: отсутствие единых стандартов мешало переходу к централизованной сервисной модели управления обучением
- Человеческий фактор: в проект необходимо было вовлечь более 150 сотрудников из разных регионов, многие из которых ранее не участвовали в проектах трансформации
Решение и этапы реализации
Для решения задачи была выбрана стратегия, сочетающая методы системного реинжиниринга и активную работу с вовлеченностью персонала. Мы вели работу по трем параллельным трекам: проектный, образовательный и коммуникационный.
Диагностика и дизайн инициатив
На старте была проведена глубокая диагностика текущих процессов. Совместно с функциональными экспертами заказчика были выявлены «узкие места» и сформирован портфель из 10 ключевых инициатив по оптимизации.
- Картирование процессов (AS-IS/TO-BE)
- Анализ трудозатрат
- Расчет потенциального экономического эффекта
Процессная и цифровая трансформация
Основной фокус был сделан на упрощении процессов и использовании скрытых возможностей существующего ИТ-контура компании.
- Автоматизация документооборота: перевод бумажных процессов в цифровое поле. Автоматическое формирование полного пакета документов сократило время оформления в 5 раз
- Оптимизация ИТ-ландшафта: координация проектных команд заказчика для разработки функциональных требований на доработку информационных систем
- Унификация стандартов: создание единых шаблонов документов и алгоритмов взаимодействия для всех филиалов
Создание команд и развитие компетенций
Одним из значимых этапов стало вовлечение линейного персонала в проектную деятельность с помощью обучения инструментам проектной деятельности.
- Обучение инструментам: команды заказчика освоили навыки работы с диаграммами Ганта, SIPOC, Smart-планированием
- Управление сопротивлением: внедрена система регулярного мониторинга психологического климата в виде опросов для своевременного выявления падения мотивации
Системные коммуникации
Проект сопровождался масштабной информационной кампанией: от брендированных рассылок до регулярных встреч с топ-менеджментом. Это обеспечило прозрачность изменений и позволило успешно защитить результаты проекта перед руководством компании.
Результат
Проект продемонстрировал высокие показатели эффективности и был реализован без задержек по срокам.
Выводы и рекомендации
Заказчик получил не только оптимизацию процессов и улучшение качества услуг, но и зрелую команду, способную самостоятельно формулировать требования к изменениям, поддерживать и трансформировать процессы в будущем. Из числа участников выделена группа наиболее мотивированных лидеров, готовых к работе в новой, централизованной структуре. Автоматизация документооборота сократила время оформления в 5 раз, а экономический эффект в 2 раза превысил прогнозные ожидания.
Заявка на сотрудничество
Оставьте контакты, чтобы обсудить проект и условия сотрудничества